Zastanawiałeś się czy dotrzymałeś ostatnio złożonej obietnicy? W świecie IT dosyć często je składamy. Dzieje się to w momencie zatwierdzania przez Klienta przedstawionego mu planu. Zobowiązujemy się, że deadline, jaki został podany, nie zostanie przekroczony. Pomijam w tym momencie oczywiście zapisy na temat sytuacji wyjątkowych, kiedy to z powodów niezależnych lub przez napotkane problemy termin oddania części projektu się wydłuża.

 W codziennym życiu firmy nie wcielam się w rolę Project Managera, ale udowodnię poniżej, że zarówno UI/UX Designer, jak i właśnie Project Manager, powinni posiadać w pewnym stopniu wzajemne kompetencje. Wszystko po to, aby procesy, jakie zachodzą w firmie, a są widoczną wartością dla Klientów, były bardziej optymalne i “kuloodporne”.

Magiczne stwierdzenie – “getting sh*t done”, jest tutaj jak najbardziej na miejscu. Chodzi przecież o dostarczenie głównemu zainteresowanemu jego produktu na czas. Dlatego czasami PMowie “cisną” Developerów aby przyspieszyć ich pracę lub rezygnują z niektórych funkcjonalności zaprojektowanych przez Designerów. Efektywne zarządzanie projektami to duża odpowiedzialność, która spoczywa na ludziach mających styczność z Klientami w swojej pracy.

Nie można jednak zapominać o dostarczaniu pełnowartościowych produktów. Przekazanie danego rozwiązania na czas to jedno, ale spełnienie przez nie wymagań biznesowych na odpowiednim poziomie doświadczeń użytkownika to drugie. Badania przeprowadzone przez Norman Nielsen Group potwierdzają, że w firmach, które położyły nacisk na zwiększenie użyteczności swoich produktów cyfrowych, został odnotowany wzrost KPI. Średni przyrost KPI po wdrożeniu dobrych praktyk związanych z projektowaniem UX wyniósł 83%. Chociażby ze względu na te fakty, Project Manager nie powinien zapominać o roli, jaką odgrywa user eXperience w procesie tworzenia projektu (o samym procesie projektowania możecie przeczytać tutaj. Inną kwestią jest uświadomienie Klienta o istotności tego zagadnienia dla jego produktu.

Bardzo często mogę zaobserwować, że Kamil lub Jacek, którzy są w EE PMami, poświęcają dużo czasu na bezpośrednią komunikację z klientem. To oni muszą mierzyć się z często nierealnymi deadline’ami, ustalaniem priorytetów, milionami poprawek lub zwyczajnie w świecie z prośbami interesariuszy, mającymi wpływ na rozwój produktu. Kolokwialnie rzecz ujmując, chłopaki muszą ogarniać. Chodzi o to, aby rozbite na atomy części projektu kontrolować i tej kontroli nie stracić. To właśnie esencja pracy Project Managera – spajanie wszystkich obszarów procesu.

Poradzić sobie z problemami

Zawsze mogą wystąpić nieprzewidziane przeszkody, zarówno po stronie Klienta, jak i wykonawcy lub dostarczyciela danej usługi. Według mnie jedną z najtrudniejszych i najpotrzebniejszych umiejętności jest przewidywanie zagrożeń lub przynajmniej wypracowanie planu B na wypadek ich wystąpienia. Do tego można dołożyć parę innych obszarów, którymi PM powinien umieć kierować. Jest to zarządzanie:

• projektami;
• zasobami ludzkimi;
• terminami;
• budżetami;
• komunikacją.

Wymieniając budżet, nie mam na myśli zasobów pieniężnych, bo to akurat nie jest rola PMa. W IT jednym z cenniejszych zasobów jest czas. Bardzo często na podstawie oszacowania pracochłonności projektu dokonywana jest jego wycena. Tutaj także trzeba zmierzyć się z “wąskim gardłem” i stawić czoła temu wyzwaniu, bo złe oszacowanie roboczogodzin może mieć fatalne skutki.

Przywołując powyższą listę obszarów mogę zauważyć pewną analogię wykonując swoją część pracy. Projektant również powinien posiadać umiejętności zarządzania zasobami ludzkimi (jeśli jest liderem danego projektu), terminami, budżetami oraz niekiedy komunikacją. Przy kalkulacji kosztów projektu od strony designu, PM powinien zwrócić się właśnie do Designera, bo to on posiada fachową wiedzę ze swojego zakresu. Dlatego też umiejętność wyceny swojej pracy to bardzo pożądana cecha.

No dobrze, ale żeby mieć co wyceniać, musimy poznać potrzeby biznesowe naszego Klienta.

Cały proces powinien zacząć się od wspólnego pytania (zarówno PMa jak i Designera) – “jaki jest cel?”. Powinno ono paść na początku, ponieważ w rozwinięciu na tej podstawie można dobierać narzędzia, zespół i oszacować koszta, jakie będą musiały zostać poniesione. Z punktu widzenia PMa odpowiedź na to pytanie pozwoli mu zaplanować pracę i rozłożyć ją prawidłowo w czasie. Dzięki temu PM pozna priorytety i cele biznesowe interesariusza. Natomiast designer będzie wiedział, jak przystąpić do realizacji oraz jak pokierować swoją częścią projektu, aby spełnić oczekiwania użytkowników, którzy nie mogą zostać pominięci, bo to do nich kierowany jest głównie produkt. Moim zdaniem Designer nie powinien zaczynać procesu projektowania do momentu, w którym dostanie sprecyzowane wymagania i cele. Podsumowując, praca Project Managera i Designera, a niekiedy także i Developera, powinna być bardzo zawężona, jeśli chodzi o cele biznesowe i ustalenia początkowe.

Project Manager jest także osobą, która weryfikuje projekt w pierwszej kolejności. Nie możemy jednak popaść w skrajność. Jeżeli PM zacznie skupiać się na drobnych niuansach tworzonego rozwiązania, czas oddania produktu znacznie się wydłuży. Wtedy, zamiast patrzeć na projekt z góry i z pewną dozą marginesu bezpieczeństwa, można zatracić się w ciągłej weryfikacji każdego detalu. By uniknąć takich sytuacji PM powinien zaufać Designerowi i przyjąć do wiadomości, że zaprojektowane rozwiązanie jest uzasadnione. Oczywiście ważną cechą jest umiejętność wypracowania kompromisu. Jeżeli zaczyna brakować czasu, a funkcjonalność jest ważna, można uszczuplić jej zakres (w porozumieniu oczywiście). Nie można być zamkniętym na sugestie z którejkolwiek ze stron, bo mogą okazać się one naprawdę wartościowe.

Dlaczego jeszcze Project Manager powinien czerpać wiedzę na temat UX?

Tworzenie złożonego projektu to czasochłonne zajęcie. W pewnym momencie może okazać się, że ustalona na początku wspólna wizja PMa, Designera, Developera oraz Klienta nie spotyka się z oczekiwaniami tego ostatniego. Z pomocą przychodzą zwinne metodyki, które gwarantują końcowym odbiorcom wgląd w postępy projektu poprzez jego iteracyjną weryfikację na różnych etapach. W celu ewaluacji danego stadium z pomocą przychodzą testy. Dobry PM powinien mieć świadomość ich wartości dla projektów oraz umieć owe testy rozróżnić – chociażby ilościowe od jakościowych, aby móc zaproponować optymalne rozwiązanie konkretnemu Klientowi. Szybka weryfikacja prototypu na wczesnym etapie pozwala wyeliminować ryzyko generowania zbędnych kosztów w celu poprawiania błędów.

Oczywiście nie uniknie się próśb Klientów, ale w momencie, kiedy coś nie było zapisane w dokumentacji lub miałoby potencjalnie źle wpłynąć na rozwój projektowanego rozwiązania, projektant powinien wymagać podwójnego potwierdzenia wdrożenia zabiegu, o który zostanie poproszony. Designer odpowiedzialny jest za to, aby projekt był funkcjonalny, więc nie może pozwolić sobie na wdrażanie absolutnie wszystkich zmian bez konieczności zbadania ich zasadności lub po prostu działania. Również w tym momencie powinno wystąpić obustronne zrozumienie. Po stronie Project Managera stoi też tworzenie przestrzeni do pracy przy projekcie oraz niekiedy obrona projektu (w porozumieniu z projektantem) przed Klientem. Dlatego też uczestnicy projektu po stronie wykonawcy powinni znać zasady współpracy we wcześniej wspomnianych metodykach.

Można zatem stwierdzić, że współpraca PMa i Designera jest ściśle związana z określaniem celów biznesowych, jakie mają zostać spełnione. Co więcej, trzeba te cele finalnie przekuć w funkcjonalny produkt. Całe workflow opierać się powinno na iteracyjnym przyroście i weryfikacji projektu oraz przede wszystkim na rozmowie i wypracowaniu wspólnej, spójnej koncepcji, która będzie zrozumiała dla wszystkich. Trzeba pamiętać, że mimo wszystko poza ważnym terminem oddania gotowego produktu ważny jest użytkownik, na którym proces powinien się koncentrować. Dzięki wysokiemu poziomowi doświadczeń użytkownika, produkt będzie miał znacznie większą wartość.

Na sam koniec projekt nie tylko będzie “dowieziony” na czas i w założonym pierwotnie budżecie, ale będzie rozwiązywał realne problemy użytkownikow, dając im realną wartość, a klient odniesie biznesowy sukces.