Project Management - trendy w 2020

Project Management - trendy w 2020

Osoby, które pracują w obszarze zarządzania projektami wiedzą doskonale (lub też wiedzieć powinny i prędzej czy później przekonają się o tym), że jedyną stałą jest zmiana. To często powtarzany frazes, ale jakże prawdziwy - nic nie jest raz na zawsze. Harmonogramy projektowe, budżety, ustalenia z klientem, zespół czy sam kontekst projektu - panta rhei, jak mawiał Heraklit. Wszystko płynie. Nie inaczej jest też z samą metodologią zarządzania projektami. Każdego dnia pojawiają się nowe możliwości, nowe rozwiązania i narzędzia, które wpływają na kierunki zmian w świecie PM. Poniżej prezentujemy główne trendy w roku 2020.

Komunikacja - less is more

Już w naszym wpisie z 2016 roku pt. 5 najważniejszych kompetencji miękkich project managera, jego autor - Kamil Kruk wymienił komunikację jako jedną z kluczowych kompetencji miękkich menedżera. Umiejętność ta “pozwala lepiej rozumieć potrzeby klientów oraz klarowniej przekazywać swoje myśli zespołowi”. Czemu więc wspominamy o niej także w roku 2020? Ponieważ nie tylko się ona nie przedawnia, ale też dynamicznie ewoluuje wraz z pojawianiem się nowych kanałów przekazywania informacji.

 

 

Dziś już nie tylko telefon i email, a coraz częściej komunikatory typu Slack czy WhatsUp. Skończyły się czasy długich wiadomości, których lektura, a przede wszystkim napisanie, zajmowało pół dnia. Zgodnie z zasadą #LessIsMore komunikaty stają się maksymalnie zwięzłe i konkretne, pozbawione zbędnych elementów, które zarezerwowane pozostają dla oficjalnych pism. Nie jest to wcale takie proste by przekazać informację w możliwie jak najkrótszej formie - dowodem na to niech będą choćby tweety osób nieprzywykłych do mieszczenia się w 280 znakach jakie narzucił Tweeter i rozbijają swoją wiadomość na kilka czyniąc komunikat nieczytelnym. Z drugiej strony mamy mistrzów zwięzłości, którzy clue potrafią zawrzeć w mniej niż 140 znakach. Każdy kij ma jednak dwa końce - zbyt lakoniczny komunikat może nie przekazać wszelkich niezbędnych informacji, nie położyć odpowiedniego akcentu na priorytety. W komunikacji, jak w każdym innym aspekcie, konieczne jest znalezienie złotego środka, który w zależności od sytuacji, projektu, zespołu leżeć może gdzieś indziej i tu pojawia się okazja dla PMa, aby korzystając ze swojej wiedzy, wyczucia i umiejętności dobrać odpowiednie środki.  

 

Napięte grafiki, ale także możliwość współpracy z partnerami biznesowymi z całego świata wpływają również na zmniejszenie się liczby spotkań face-to-face, gdzie dużą rolę odgrywał język ciała. W miejsce zebrań na żywo coraz częściej korzystamy z telekonferencji lub wideokonferencji. Spotkania wideo zarezerwowane są raczej dla spotkań mniejszej liczby osób, podczas gdy w telekonferencji wziąć może udział większa grupa.Gesty, mimika, pozycja w jakiej siedzimy odgrywa mniejszą rolę - tu liczy się treść i sposób jej przekazania. Dlatego tak ważne jest skupienie się na konkrecie, jasne i klarowne komunikaty, które można wprost przełożyć na działanie bez zbędnej “obróbki”. 

Zarządzanie różnorodnością

Do lamusa odchodzą już zespoły jednolite, składające się z osób w podobnym wieku, wywodzących się z tych samych kręgów kulturowych, a nawet deklarujących jeden i ten sam język jako swój ojczysty. Coraz rzadziej, na szczęście, w ogłoszeniach o pracę wspomina się o “pracy w młodym i dynamicznym zespole” - w ramach teamu możemy mieć przedstawicieli przeróżnych grup wiekowych - baby boomers, generacji X, milenialsów itd. Na rynku pracy pojawiła się ponadto znaczna liczba pracowników zza granicy - obywateli Ukrainy, Białorusi i Rosji, ale także z dalszych stron świata jak np. z Indii, Chin czy Nepalu. 

Promowanie w organizacji otwartości na niejednolite zespoły umożliwia organizacji pozyskanie nowych, zdolnych pracowników, którzy dzięki synergii pozytywnie wpłyną na jej funkcjonowanie i osiągane wyniki.

Project manager staje przed wyzwaniem jak zintegrować zespół i sprawić by działał sprawnie. Umiejętność zarządzania różnorodnością pozwala PM dobrać odpowiednie formy komunikacji i styl pracy do każdego członka zespołu. Takie indywidualne podejście może zapobiec konfliktom, wypaleniu pracowników i błędom wynikającym z nieprawidłowej komunikacji. Niezbędna jest umiejętność pogodzenia interesu pracowników z potrzebami całego zespołu i organizacji. To trudne, ale jak pokazuje wiele przykładów nie tylko osiągalne, ale również niezwykle opłacalne, co potwierdza Raport CSR: Z korzyścią dla pracowników i firm. Cytowana w tej publikacji Marzena Strzelczak, dyrektor generalna Forum Odpowiedzialnego Biznesu, podkreśla, że “w dojrzałych organizacjach zarządzanie różnorodnością nie tylko zwiększa poziom integracji i zaangażowania pracowników, ale przenika wszystkie obszary aktywności firmy, ma wpływ na jej produkty i usługi oraz zwiększa jej innowacyjność. Przyczynia się także do poprawy wizerunku i reputacji przedsiębiorstwa, co z kolei przekłada się na współpracę z partnerami biznesowymi, jak również na ostateczne decyzje zakupowe klientów”.

Automatyzacja, narzędzia

Wiele zadań, które są związane z procesem zarządzania projektem to czynności powtarzane - czasem regularnie, czasem nieregularnie. W związku z tym powinniśmy poszukać możliwości ich automatyzacji. Po pierwsze zaoszczędzi nasz czas, po drugie skróci proces, po trzecie zmniejszy liczbę błędów w trakcie realizacji. Planowanie i modyfikowanie harmonogramu, przypisywanie zadań, rozliczanie pracy to tylko wybrane spośród wielu zadań jakie można znacząco zoptymalizować odpowiednimi narzędziami, które wspierają menedżerów w ich pracy. Warto poświęcić chwilę na analizę działań pod tym kątem, bo zainwestowany czas zwróci się kilkukrotnie i to dość szybko. 

 

 

Przykładem oprogramowania, które ułatwi nam codzienne czynności jest pakiet G Suite od Google Cloud - dokumenty, arkusze, dysk, kalendarz i poczta - działając w jednym środowisku ułatwiamy udostępnianie plików w ramach zespołu, umożliwiamy pracę w chmurze, łatwo oznaczamy inne osoby, udzielimy informacji zwrotnej, zlecimy zadanie do wykonania czy zorganizujemy spotkanie lub wideokonferencję. Innym przykładem są aplikacje umożliwiające tworzenie list zadań - Google Tasks, Nozbe, Todoist. Dzięki nim nie zapomnimy o żadnej ważnej sprawie i jednocześnie poprawimy organizację pracy.

 

Polecamy ponadto korzystanie z wtyczek, które pozwolą zintegrować wiele narzędzi, dzięki czemu przepływ informacji między nimi będzie przebiegał bez naszej ingerencji. Z łatwością można połączyć pakiet Office czy Google z komunikatorem Slack czy programem do zarządzania projektami Trello. 

 

 

Przkładowo jednym kliknięciem zorganizujemy spotkanie, wyślemy zaproszenia i wpiszemy termin w kalendarz. Dla osób korzystających z narzędzi Google polecamy wtyczkę Black Menu for Google, która niezwykle ułatwia dostęp do funkcji z poziomu przeglądarki Chrome. Dla tej samej przeglądarki polecić można wtyczkę Drag, która zmieni Gmaila w tablicę kanbanową i ułatwi zarządzanie korespondencją.

 

 

Należy jednak pamiętać, że zwykle najsłabszym ogniwem bywa sam człowiek i choćby dysponował najlepszymi narzędziami nie zmieni się nic jeśli proces wdrożenia rozwiązania nie będzie odpowiednio przeanalizowany, zaplanowany i przeprowadzony. Warto przy tym skorzystać z doświadczenia zarówno własnych pracowników, jak i innych organizacji oraz wsparcia producentów oprogramowania, którzy udostępniają instrukcje i cenne rady. Po co samodzielnie przecierać ślady, jeśli w większości przypadków już ktoś to zrobił za nas - znów - mamy okazję zaoszczędzić czas i pieniądze. 

Podsumowanie

Powoli zbliżamy się do wejścia w drugą dekadę XXI w. - to czas dużych zmian i wyzwań, które wpływają? na realizowanych projektach. Powyżej opisaliśmy tylko trzy najważniejsze trendy, które decydują o zmianie podejścia do zarządzania projektami w przyszłości. Zwinny project manager trzyma rękę na pulsie, wciąż aktualizuje swoją wiedzę i z otwartością podchodzi do pojawiających się możliwości, do czego i my gorąco zachęcamy. 

Mogą cię zainteresować
Napisz do nas Chcesz dowiedzieć się więcej na temat kosztów wdrożenia Twojego projektu? Odezwij się do nas.
W ciągu 48 h
skontaktujemy się z Tobą!
Więcej o nas
Chcesz dowiedzieć się o nas więcej?
Sprawdź jak pracujemy, poznaj naszą
wyjątkową kulturę pracy.
Skontaktuj się z nami
Więcej o nas
Chcesz dowiedzieć się o nas więcej?
Sprawdź jak pracujemy, poznaj naszą
wyjątkową kulturę pracy.
PL EN
Zapytaj o ofertę