Poniżej podaję 5 najważniejszych według mnie kwestii, które musisz uwzględnić decydując się na realizację swojego projektu zasobami programistycznymi software house’u. Jeśli szukasz firmy IT, która miałaby stworzyć Twój produkt lub przejąć utrzymanie istniejącego już programu (nie wnikam w przyczynę), to według mnie kluczowe są następujące elementy.

Ta lista powstała na bazie zapytań, jakie otrzymujemy od firm, które chciałby zostać naszymi Klientami. Wybierz z niej te punkty, które w Twoim odczuciu będą najważniejsze. Niech stanowią dla Ciebie pomoc i drogowskaz przy wyborze software house’u, z którym zrealizujesz swój projekt.

#1 Komunikacja to podstawa we współpracy z software housem

W biznesie tak jak w życiu. Albo jest chemia albo jej nie ma pomiędzy współpracującymi ze sobą firmami. Jeśli software house przypadnie Ci do gustu pod kątem prowadzonej komunikacji, to istnieje szansa na to, że będzie Wam się dobrze współpracować. Jest to szczególnie istotne, dlatego że wytwarzanie jakiegokolwiek produktu IT wymaga częstego (i niekiedy) intensywnego kontaktowania się ze sobą, doprecyzowywania wymagań i rozwiązywania konfliktów czy niejasności.

W trakcie rozmowy telefonicznej otrzymasz wiele sygnałów, które albo potwierdzą to przeświadczenie albo sprawią, że porzucisz swój wybór. Podobnie sprawa się ma w przypadku kontaktu mailowego.

W jaki sposób konsultant, z którym się skontaktowałeś, dostosował swoją komunikację do Ciebie? Czy jego wypowiedzi były logiczne i przekazane w zrozumiały sposób? Po czym rozpoznałeś jego zaangażowanie w Twój temat (lub jego brak)?

Przez telefon można to wyczuć bez większych trudności, ale w wiadomości elektronicznej nie jest już tak łatwo. W tym przypadku decydujące będą szybkość odpowiedzi oraz bezpośredni telefon od konsultanta, który będzie chciał Cię bliżej poznać i w trakcie krótkiej rozmowy spojrzeć na projekt z szerszej perspektywy niż tylko brief.

Ważny jest też styl prowadzenia komunikacji od momentu pierwszego kontaktu, aż po wysłanie oferty i udzielenie przez Ciebie informacji zwrotnej. Komunikacja to nie tylko wymiana wiadomości elektronicznych i telefony. To też przesłanie oferty na czas czy responsywność w odpowiadaniu na pytania, jakie będziesz mieć do potencjalnego wykonawcy. Jeśli na tym etapie firma zawodzi (spóźnia się, udziela odpowiedzi na niezadane przez Ciebie pytania lub ich unika, etc.) to najlepszy dowód na to, że próba podjęcia z nimi współpracy nie skończy się dla Ciebie i Twojego projektu dobrze.

#2 Spotkanie

Zawsze dobrze jest się spotkać. To świetna okazja żeby doprecyzować wymagania i oczekiwania, co do realizacji projektu. Podczas spotkania twarzą w twarz, będziesz mógł się przekonać o tym, jak software house podchodzi do Ciebie, jako Klienta.

Bez problemu wyczujesz czy przygotowali się do rozmowy, czy też traktują Cię jak kogoś z masowej produkcji.

Na pewno na plus software house’u zadziała to, czy przygotowali się na spotkanie z Tobą. Przejawem tego będzie prezentacja, w której opowiedzą o tym w jaki sposób myślą i wytwarzają oprogramowanie. Być może pokuszą się nawet o przedstawienie rozwiązań, które będą dotyczyć Twojego projektu. Jeśli na spotkanie pojawią się z materiałami przygotowanymi właśnie dla Ciebie, to świetny objaw tego, że traktują Twój projekt bardzo poważnie i z zaangażowaniem.

O pomyślnej współpracy z firmą programistyczną będą świadczyć niuanse. Należą do nich przygotowanie agendy spotkania przez software house czy maila podsumowującego najważniejsze ustalenia już po nim. Zwróć też uwagę na to, czy w trakcie rozmowy inicjatywa była po ich stronie. Będzie się to przejawiać zadawaniem pytań otwartych oraz drążeniem tematu w celu jak najlepszego zrozumienia Twoich potrzeb.

To drobne elementy, ale ich obecność pokaże jak software house myśli o projekcie i jak dobrze jest zorganizowany i kompetentny, żeby móc podołać zadaniu.

#3 Kto będzie odpowiadać za realizację projektu

Klient, który jest świadom założeń i wymagań biznesowych swojego projektu będzie chciał dowiedzieć się, kto będzie odpowiedzialny za wcielenie jego pomysłu w życie. Jako zleceniodawca warto, żebyś zadbał o ten element i chciał poznać osoby składające się na tzw. team projektowy. Kim są, jakie mają doświadczenie, za co będzie każdy z nich odpowiadać oraz jak długo ze sobą pracują.

Stawiaj tylko na takie software house’y, które udowodnią Ci, że członkowie zespołu projektowego to nie przypadkowo dobrani ludzie z firmy. Dlatego warto poprosić o przykłady innych wdrożeń, które wspólnie realizowali.

#4 Jak pracują

Bardzo dobrą strategią przy wyborze software house’u jest podjęcie próby dowiedzenia się tego, jak pracują. Chodzi mi o to, żebyś sprawdził czy ich workflow i procedury będą Ci odpowiadać. Może się okazać, że firma stosuje jakieś narzędzia lub metody, które nie będą współgrać z Twoimi. Z poziomu tego tekstu, pewnie wydaje się to trywialne, ale diabeł tkwi w szczegółach.

Kiedyś spotkałem się z sytuacją, w której klient narzekał na poniższy schemat działania pomiędzy nim, a software housem, z którym kiedyś współpracował.

Projekt wymagał bardzo intensywnej komunikacji pomiędzy project managerem klienta a jego odpowiednikiem po stronie firmy IT oraz tamtejszym tech leaderem. Niestety okazało się, że najszybszy kontakt z nimi może się odbyć przez telefon stacjonarny (ewentualnie mail), bo firma nie praktykowała wyposażania swoich ludzi w komórki. I tu zaczęły się schody. Klient dzwonił „na biurku”, przy którym często nie miał kto odebrać telefonu.

Taka sytuacja powtarzała się, bo w software house’ach (wszystkich) zawsze panuje zabiegana atmosfera. Niuans, ale jako klient…odrobinę się zirytujesz.

Świat IT bywa też często bardzo niezrozumiały dla klientów. I nie ma się co dziwić, zważywszy na duży poziom skomplikowania procesów w nim zachodzących. To samo może dotyczyć Twojego projektu.

Dlatego na pierwszych etapach rozmów software house powinien udowodnić, że potrafi przedstawiać złożone kwestie w prosty sposób. Wtedy istnieje duże prawdopodobieństwo tego, że będzie Ci łatwiej się z nimi porozumieć już po podpisaniu umowy, szczególnie gdy niuansy wytwarzania produktu będą wymagać prostoty i skutecznego podejścia.

Warto zatem sprawdzić w jaki sposób pracuje software house na początkowym etapie rozmów. Spróbuj ich odwiedzić i zobaczyć firmę na żywo, oczywiście jeśli pozwala na to odległość i kalendarz. Zapytaj czy posiadają materiały opisujące ich workflow. Tego typu dokumenty będą zdradzać naprawdę wiele.

Równie dużo dowiesz się na temat software house’u, gdy zapytasz o aplikacje i programy, których użyją do realizacji Twojego projektu. Nie ograniczaj się tylko do zdobycia informacji, co to będą za narzędzia. Niech opowiedzą Ci jak wykorzystają je w praktyce i co dzięki temu zyska Twój produkt. Jeśli opowiedzą Ci to w taki sposób, że zrozumiesz potrzebę ich używania i z perspektywy klienta stwierdzisz, że ma to sens – software house właśnie zwiększył swoje szanse na współpracę z Tobą.

Im lepiej poznasz metodologię realizacji projektów przez software house, tym łatwiej będzie Ci podjąć decyzję o potencjalnej współpracy. To może być też bardzo dobry argument, żeby zrozumieć dlaczego stawka za godzinę pracy programistów jest taka, a nie inna.

#5 Zarządzaj ryzykiem biznesowym

Na koniec prześwietl software house pod kątem ryzyka podjęcia współpracy z nimi. Na rynku istnieje dziś wiele narzędzi, które mogą dostarczyć Ci raportów opisujących w szczegółowy sposób kondycję finansową software house’u.

Często klienci traktują swoje projekty, niczym dzieci. Przekazując je do software house’u musisz mieć pewność, że oddajesz swoje “dziecko” w ręce stabilnej firmy, która nagle nie zniknie z rynku lub jej problemy wewnętrzne nie będą mieć wpływu na rozwój i końcowy efekt Twojego projektu. Dlatego tak ważne jest zarządzanie ryzykiem w przedsięwzięciach IT, gdy w grę wchodzi uczestnictwo firmy zewnętrznej. Musi ona być solidnym elementem całej układanki, na którym będziesz mógł polegać i nie będziesz się przejmować tym, że np. niestabilny cashflow będzie opóźniał wytwarzanie Twojego produktu.

Niestety, nie wszystkie firmy można prześwietlić ze względu na charakter prowadzonej przez nie działalności gospodarczej. Dlatego decydując się na współpracę z małą firmą (lub po prostu freelancerem) na pewno staniesz w obliczu dylematu. Z jednej strony freelancer będzie cechował się niższą ceną w stosunku do typowego software house’u. To oczywiste. Z drugiej strony, freelancer to wielka niepewność, bo wystarczy że jeden lub dwa projekty nie wyjdą po jego stronie i Twój może dostać wtedy rykoszetem. Software house jest odporniejszy na różnego rodzaju zawirowania, więc z większą ceną za usługę otrzymujesz też większą gwarancję powodzenia projektu. Nie twierdzę, że freelancer nie dowiezie projektu na czas. Mam na myśli tylko to, że ryzyko niepowodzenia projektu powierzając go software house’owi jest mniejsze. 

My też sprawdzamy potencjalnych klientów pod tym właśnie kątem. Jako firma, która zajmuje się outsourcingiem kompetencji programistycznych, musimy szczególnie dbać o to, żeby współpracować tylko z solidnymi i sprawdzonymi podmiotami. Jeśli klient posiada niepewny scoring, będziemy podchodzić do współpracy z nim z dystansem, szczególnie jeśli chodzi o rozliczenia finansowe projektu. I zdecydowanie zachęcam Cię, Kliencie, do stosowania tej strategii w stosunku do nas.

Podsumowując

Na rynku funkcjonuje ogromna ilość firm programistycznych, które na każdym kroku obiecują najwyższą jakość wytwarzanego kodu. W praktyce bardzo rzadko jedno idzie w parze z drugim. Sprawy nie ułatwia specyfika branży, która sprawia, że sam proces powstawania produktu jest często niezrozumiały dla Klienta. Na szczęście istnieją sposoby na to, żeby przed wyborem software house’u , który zrealizuje nasz projekt, wzmocnić przekonanie co do tego, że wybraliśmy właściwą firmę. Moja lista to dobry punkt zaczepienia. Mam nadzieję, że powyższe punkty przydadzą Ci się i pomogą zdecydować w wyborze najlepszego software house’u dla Twojego projektu.