IQ Dental to aplikacja w modelu SaaS (Software as a Service) pełniąca funkcję zaawansowanego CRM dla klinik stomatologicznych. Stawia na nowoczesne podejście do zarządzania funkcjonowaniem gabinetów stomatologicznych, pracy lekarzy oraz obsługi pacjentów. Misją twórców systemu jest podniesienie standardu usług medycznych w Polsce, a w przyszłości też na rynkach zagranicznych. Jako software house mamy przyjemność wspierać IQ Dental od etapu analizy aplikacji, po wdrożenie pierwszej wersji oprogramowania, aż po jego rozwój komercyjny i wzbogacanie o kolejne funkcje.

Początek współpracy 

Nasza współpraca z zespołem IQ Dental rozpoczęła się od wstępnych rozmów w grudniu 2017 roku, kiedy to otrzymaliśmy od klienta zapytanie telefoniczne. Podczas kilkunastominutowej rozmowy przeprowadziliśmy wstępne badanie potrzeb biznesowych, żeby na tym etapie stwierdzić czy jesteśmy w stanie podjąć się realizacji tak ambitnego projektu. Warto zaznaczyć, że do tej pory, jako firma mieliśmy bardzo duże doświadczenie w e-commerce, branży ubezpieczeniowej, bankowej, żywieniowej czy nawet…data-science, ale tzw. healtech było w pewien sposób czymś nowym.  

Na tym etapie, który polegał na gromadzeniu danych od klienta, dużą uwagę poświęciliśmy na dobre zrozumienie potrzeb klienta oraz samej specyfiki narzędzia. Zanim zaangażujemy się w jakikolwiek projekt, staramy się możliwie dobrze zrozumieć intencje jego właścicieli oraz potencjalne potrzeby użytkownika końcowego, żeby móc określić czy posiadamy odpowiednie kompetencje programistyczne, projektowe i procesowe do realizacji danego przedsięwzięcia. Przez ostatnie dziesięć lat istnienia firmy ta strategia pozwalała nam współpracować z właściwymi klientami, którzy podobnie jak my rozumieją istotę i wyzwania świata IT. Nie inaczej było w przypadku projektu IQ Dental.  

Aplikacja w swych założeniach miała wyróżniać się na tle konkurencyjnych programów:

• wysoką użytecznością (intuicyjność oraz prostota aplikacji), zarówno dla lekarza, jak i pacjenta;
• wspierać lekarzy w procesie leczenia pacjentów poprzez wykorzystanie algorytmu leczenia;
• ułatwiać lekarzom prezentację procedur przeprowadzanych na pacjentach dzięki wdrożeniu całego procesu obsługi pacjenta w klinice stomatologicznej;
• wsparciu w zarządzaniu pracą gabinetów przez wprowadzenie procesów usprawniających umawianie, monitorowanie i planowanie wizyt pacjentów;
• zwiększeniu rentowności praktyk stomatologicznych za pomocą zaawansowanych mechanizmów raportowania (pracy, sprzedaży usług, premiowania pracowników klinik). 

Zarówno nasz zespół projektowy, jak i klient, mieliśmy pełną świadomość wyzwania, w obliczu którego przyszło nam stanąć. Projekt już na tym etapie prezentował się ambitnie i wymagająco, szczególnie ze względu na ograniczony czas wdrożenia MVP w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Chcieliśmy się podjąć tego zadania, z jednej strony ze względu na programistyczną ciekawość, która stała za tym przedsięwzięciem, a z drugiej za sprawą misji i wartości, które przyświecały zespołowi IQ Dental. Arek Buziewicz, Wojtek Fąferko, Michał Katarzyński, Tomek Łukasik – pomysłodawcy i twórcy programu,  za cel postawili sobie poprawę standardów funkcjonowania praktyk stomatologicznych oraz sposobu pracy samych lekarzy, dając im narzędzie kompletne, innowacyjne oraz usprawniające procesy, zarówno obsługi pacjentów, jak i wykonywanych przez pracowników procedur. 

Przeprowadzenie wstępnej analizy projektu

Klient na tym etapie współpracy miał przeprowadzony solidny research po swojej stronie, dzięki czemu dostarczył nam wielu wartościowych danych. Mogliśmy przystąpić do przeprowadzenia wstępnej analizy. W tym miejscu warto wspomnieć o szczegółowej mapie myśli, w której IQ Dental określiło najważniejsze funkcjonalności aplikacji. Te zostały opisane przez klienta, na tyle, na ile sam był w stanie, oraz doprecyzowane referencyjnymi mockupami. Szczególnie pomocne, w zrozumieniu kluczowych dla klienta funkcjonalności, było dostarczenie przez zespół IQ Dental interaktywnych makiet, które obrazowo opisywały kluczowe aspekty programu, takich jak moduł “Konsultacji” czy inteligentny “Plan leczenia”. 

Sami też przeprowadziliśmy wewnętrzną analizę oraz estymację kosztów realizacji projektu. Ta pierwsza polegała, m.in. na przygotowaniu benchmarku aplikacji działających również w modelu SaaS oraz wyselekcjonowaniu z nich najważniejszych, z biznesowego punktu widzenia, elementów. Wycena projektu na tym etapie była możliwa tylko w prognozowanym zakresie. Pomimo poświęcenia czasu na wstępną analizę, to z racji na poziom zaawansowania funkcji oraz złożoność programu, jakim miało się stać IQ Dental, byliśmy w stanie zaproponować szacunkową wycenę realizacji projektu, z jednoczesną gwarancją przedstawienia konkretnego i budżetu w modelu fixed price, po przeprowadzeniu pełnoprawnego etapu analizy projektu. 

Działając w sposób iteracyjny, mogliśmy stwierdzić:

• na ile projekt jest dla nas atrakcyjny;
• jakie posiadamy kompetencje (a jakich nam brakuje) do realizacji tego przedsięwzięcia;
• jakie będą potencjalne koszty wdrożenia.

Ta ostatnia informacja była szczególnie istotna z punktu widzenia zespołu IQ Dental. Ponieważ obie strony (EENGINE oraz klient) zgadzały się, co do zasadności przeprowadzenia holistycznej analizy projektu. Przystąpiliśmy do niej w styczniu 2018 roku, rozpoczynając współpracę nad tym, innowacyjnym dla branży stomatologicznej, przedsięwzięciem.

Analiza projektu IQ Dental (pierwszy etap współpracy)

Zespół IQ Dental świadom wyzwania, jakim było stworzenie dla środowiska stomatologicznego aplikacji o zaawansowanych, funkcjach, niezbędnych do optymalnego zarządzania kliniką dentystyczną, zdecydował się na przystąpienie do odrębnego etapu analizy aplikacji, w trakcie którego:

• mieliśmy rozłożyć działanie aplikacji na czynniki pierwsze;
• zdefiniować zakres i sposób funkcjonowania najważniejszych składowych programu;
• zidentyfikować, a następnie wyeliminować błędne założenia biznesowe;
• zbadać potrzeby użytkowników, którzy mieli korzystać z aplikacji (twórców programu, właścicieli klinik stomatologicznych oraz ich pracowników, pacjentów zarejestrowanych i korzystających z usług owych klinik). 

Na tym etapie kluczowe było, jak najlepsze zrozumienie biznesu, dla którego mieliśmy przygotować:

• dokumentację funkcjonalną projektu;
• projekt graficzny najważniejszych ekranów aplikacji;
• wybrać technologię (język programowania / framework, biblioteki, etc.), żeby stworzyć oprogramowanie dostosowane do specyfiki aplikacji typu SaaS (musieliśmy postawić na skalowalne, możliwe do zintegrowania z systemami zewnętrznymi, łatwe do rozbudowy rozwiązania).  

Analizę prowadziliśmy na przestrzeni prawie sześciu miesięcy, od stycznia do maja 2018 roku. Już na tym etapie regularnie i intensywnie działaliśmy razem z zespołem IQ Dental. Z jednej strony wynikało to z naszych wewnętrznych procedur współpracy z klientami, a z drugiej branża stomatologiczna była dla nas czymś nowym. Celem było, możliwie dogłębne, poznanie i zrozumienie specyfiki pracy gabinetów stomatologicznych, ich interakcji z pacjentami oraz workflow, zarówno lekarzy, jak i asystentek, rejestratorek. W procesie uwzględniliśmy oczywiście też menadżerów klinik oraz pacjentów. 

Każda z wymienionych powyżej ról jest kluczową dla praktyk stomatologicznych, więc w procesie analizy postawiliśmy duży nacisk na pracę warsztatową, przede wszystkim z osobami pracującymi w klinikach (na wszystkich szczeblach). Był to jeden z trzech filarów tego etapu.

Drugim była praca zespołu projektowego EENGINE nad przygotowaniem dokumentacji funkcjonalnej aplikacji IQ Dental. Tytaniczny wysiłek Kamila (project manager), Arka (designer) oraz niżej podpisanego (konsultacje), zaowocował przygotowaniem ponad 650 stronicowego (sic!) dokumentu, który w szczegółowy sposób opisywał działanie funkcjonalne aplikacji IQ Dental. Ze strony programistycznej nad pracami czuwał Bartek (tech leader), który na kolejnych etapach odpowiadał za przygotowanie architektury programu oraz dobór narzędzi. Finalnie zdecydowaliśmy się na użycie frameworka Ruby on Rails (logika, backend), a na froncie aplikacji (warstwie widocznej dla użytkownika) Reacta i JavaScriptu. Z myślą o dynamicznym rozwoju programu, dla niektórych jego elementów użyliśmy mikroserwisów, napisanych za pomocą frameworka Symfony. 

Przygotowanie dokumentacji funkcjonalnej było wymagającym, przede wszystkim czasowo, procesem. Pracowaliśmy nad tym, żeby uwzględnić wszystkie oczekiwania biznesowe klienta i przekuć je w spisane funkcjonalności. Te dzieliliśmy na scenariusze, a podstawą naszego działania była metodyka oparta na historyjkach użytkowników (agile’owe sposoby towarzyszą nam od samego początku projektu). Jednocześnie ważnym było zadbanie o te mechanizmy, których zespół IQ Dental nie mógł przewidzieć, a były kluczowe dla funkcjonowania aplikacji, która jest CRM dla kliniki stomatologicznej. 

Symultanicznie tworzyliśmy interaktywne mockupy/makiety ekranów, które opisywały procesy zawarte w przygotowywanej dokumentacji. Korzystając z naszego doświadczenia w projektowaniu sklepów internetowych i wszelkiego rodzaju aplikacji webowych, postawiliśmy sobie za cel przygotowanie przyjaznego i intuicyjnego UI oraz UX. Gdy produkt trafił do pierwszych betatesterów, otrzymaliśmy wiele informacji zwrotnych, które właśnie tymi przymiotnikami opisywały aplikację IQ Dental. Dla klienta było to szczególnie ważne, ponieważ do tej pory, stomatolodzy musieli korzystać z programów, które realizowały ich potrzeby, ale daleko im było do myślenia w kategorii “jak najmniej kliknięć do celu.” Zaczęliśmy realizować ten koncept już na etapie analizy (pisania dokumentacji).

Trzeci filar etapu analizy projektu IQ Dental, bieżąca współpraca z zespołem klienta. Wiedzieliśmy od samego początku, że mierzymy się z dużym oraz zaawansowanym przedsięwzięciem. Niełatwo było wyobrazić sobie, że dokumentacja będzie rosnąć z tygodnia na tydzień. Niewyobrażalnym było dostarczenie finalnego “produktu” do klienta na samym końcu prac. W końcu dokumentacja zamknęła się na 650 stronach, dlatego był to materiał na tyle rozbudowany, że wymagał zwinnego podejścia do weryfikacji po stronie twórców programu. Dlatego, gdy tylko zamykaliśmy analizę danego modułu, trafiał on do IQ Dental. Na tym etapie rozgrywał się jeden z trzech scenariuszy:  

• klient odbierał dokumentację modułu – mieliśmy TO!
• klient wnosił prośbę o zmiany w działaniu poszczególnych funkcjonalności;
• klient zauważał, że czegoś brakuje, np. istotnego z punktu widzenia kliniki stomatologicznej scenariusza działania danej funkcjonalności.

Zwinne podejście do wytwarzania dokumentacji pozwoliło nam na możliwie holistyczne ujęcie projektu w jedną, spójną całość. Było też doskonałym materiałem do przygotowania MVP (Minimum Viable Product), czyli pierwszej wersji aplikacji. Takiej, która miała posiadać najważniejsze funkcjonalności, z biznesowego punktu widzenia, i pozwalała pierwszym klinikom używać jej do codziennej pracy. 

Cały czas na etapie analizy projektu IQ Dental, tech leader odpowiedzialny za późniejsze wdrożenie oprogramowania weryfikował zgodność przyjmowanych założeń. Chcieliśmy uniknąć sytuacji, w której opisane, przez osoby nietechniczne, funkcjonalności wygenerują niepotrzebnych prac na etapie developmentu. Jednoczesna współpraca z UI/UX designerem, który przygotowywał interaktywne mockupy, pozwalała nam na wizualizowanie historyjek użytkownika, dzięki czemu wszyscy zaangażowani w projekt (zespół EENGINE, zespół IQ Dental) mogli w prosty sposób zrozumieć jak aplikacja będzie działać. 

Narzędzia, których używaliśmy w trakcie prac nad analizą to pakiet biurowy G Suite (przygotowywanie dokumentacji, “rysowanie” prototypów makiet, bieżąca współpraca z klientem) oraz Adobe XD (tworzenie interaktywnych mockupów). Postawiliśmy na najprostsze, zarówno dla nas, jak i dla zespołu IQ Dental, rozwiązania.  

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jak przygotować tego typu dokument – zapoznaj się z tym artykułem. Znajdziesz tam przykładową dokumentację funkcjonalną (user stories wraz z mockupami).

Nagraliśmy jakiś czas temu vlog o tym, dlaczego etap analizy w projekcie IT to jeden z jego najważniejszych elementów. TL;DW:

• oszczędza czas;
• oszczędza pieniądze;
• oszczędza nerwy. 

Podsumowując naszą współpracę z IQ Dental do tej pory, przygotowanie i analiza to podstawa skutecznego działania w branży IT. A klient, który rozumie i jest świadom tego, jest na wagę złota. Obejrzyj vlog, zanim ruszysz na 100% z pracami programistycznymi:

Przygotowanie obszernej, dogłębnej i holistycznej analizy pozwoliło nam też na określenie budżetu wdrożenia projektu (fixed price), który według nas był niezbędny do osiągnięcia MVP. Sama dokumentacja została przez nas też tak przygotowana, że mogła stanowić źródło do przeprowadzenia niezależnych wycen przez firmy trzecie. 

Prace nad wdrożeniem MVP IQ Dental 

W maju 2018 roku zakończyliśmy proces analizy. Ten został też finalnie zaakceptowany i odebrany przez klienta. Z wdrożeniem ruszyliśmy z pełną parą pod koniec czerwca 2018 r., mając przed sobą ambitne zadanie – wdrożenie MVP aplikacji do końca stycznia 2019 r. Kalendarz uzależniony był od wewnętrznego harmonogramu rozwoju programu ze strony zespołu IQ Dental. W związku z tym, przerwa między jednym etapem a drugim była dla nas czasem zwarcia szeregów i maksymalnego przygotowania się (procesowo i zespołowo) do rozpoczęcia prac programistycznych. 

Z naszej strony przygotowanie się polegało na doborze optymalnego teamu projektowego oraz przygotowaniu architektury aplikacji. Był to dla nas czas wewnętrznych spotkań…i dalszych analiz, tym razem już programistycznych i DevOpsowych. 

Zachowaliśmy trzon zespołu projektowego z poprzedniego etapu, ponieważ z naszego doświadczenia wynika, że najefektywniej realizować projekt, będą Ci ludzie, którzy znają go od podszewki. W związku z tym, kompetencje project menedżerskie, tech leaderskie oraz designerskie pozostały w rękach tych samych osób. Do tej drużyny dołączyło trzech programistów, którzy mieli stanowić developerskie wsparcie dla tech leadera projektu. Jednocześnie spojrzeliśmy też na zespół z perspektywy FRIS®, starając się stworzyć synergię ludzi o uzupełniających się predyspozycjach. 

Pomimo tego, że budżet projektu był jasno ustalony, to sama realizacja przebiegała w duchu metodyk agile. Proces wdrożenia przebiegał w dwutygodniowych sprintach, a każdy z nich kończył się przeprowadzeniem rewizji tego, co do tej pory zrealizowaliśmy. Całość uzupełniały daily scrums, czyli codzienne spotkania w trakcie których każdy z członków zespołu projektowego odpowiadał na trzy (ikoniczne) pytania:

1. Co zrobiłem wczoraj?
2. Nad czym będę pracować dzisiaj?
3. Czy napotkałem jakieś problemy? 

Celowo zdecydowaliśmy się realizować projekt w dwutygodniowych sprintach. Taki okres pozwalał nam na:

• “nauczyć się” projektu i elastycznie nim zarządzać;
• szybkie reagowanie w problematycznych momentach;
• łatwiejsze domykanie sprintów.

Podejście to pozwoliło nam pracować wydajnie i jednocześnie dbać o prostotę rozwiązań, ale też jakość tego, co finalnie dostarczamy. Znaliśmy doskonale plany zespołu IQ Dental, co do późniejszego rozwoju aplikacji, więc musieliśmy już w trakcie wdrożenia zadbać o skalowalność, ale też bezawaryjność tego, co zaprogramujemy. 

Na tym etapie kluczowym było planowanie zadań i monitorowanie tego, jak idą postępy prac vs. pozostały czas do końca projektu (styczeń 2019 r.). Z jednej strony wyzwaniem było dotrzymanie ustalonego terminu wdrożenia, a z drugiej zadbanie o to, żeby ludzie mieli zaplanowaną pracę w perspektywie całego sprintu. 

Wyzwanie, które stało przed nami, doskonale przetestowało wewnętrzne procesy prowadzenia projektów w EENGINE. Trzy z nich były kluczowe:

1. Nasz system do zarządzania bieżącymi zadaniami, zaprogramowany w autorskim narzędziu (m.in. służącym do obsługi polityki urlopowej czy raportowaniu czasu pracy). Dzięki niemu project manager mógł każdego dnia planować pracę dla poszczególnych członków zespołu, monitorować ich obłożenie czy przesuwać dane zadania w czasie. Dla programistów ten system dostarczał konkretną informację: jakie zadania masz dzisiaj na tapecie. 
2. Trello – kanbanowa aplikacja do zarządzania projektami jest mocno wpisana w DNA EENGINE. Służyła (i dziś też nam pomaga) do wizualizowania klientowi procesu powstawania aplikacji IQ Dental. Przez Trello, wspierane przez Slack (komunikator), utrzymywaliśmy regularny kontakt z zespołem klienta, omawialiśmy najważniejsze z punktu widzenia projektu kwestie. Jednocześnie właściciele produktu mieli nieustanny wgląd do tego, na jakim etapie prac jesteśmy oraz jakie są postępy realizacji poszczególnych sprintów. 
3. Cotygodniowe statusy – w prowadzonych przez nas projektach stawiamy duży nacisk na to, żeby klient miał pełną świadomość tego, co w danym tygodniu dzieje się w jego projekcie. Szczególnie, jeśli tak jak w przypadku IQ Dental, mamy do czynienia z rozbudowanym i złożonym przedsięwzięciem. Dlatego co tydzień zespół klienta otrzymywał podsumowanie prac wykonanych na przestrzeni ostatnich 7 dni. Realizowaliśmy to za pomocą Dokumentów Google’a, informując klienta o takich sprawach, jak np. co robimy w danym tygodniu (z podziałem na poszczególne osoby), czego nie udało nam się zrealizować i/lub jakie napotkaliśmy trudności, kto i kiedy będzie niedostępny, itd. 

Stosowane przez nas procedury miały na celu przede wszystkim realizować wdrożenie aplikacji zgodnie z harmonogramem, a także dbać o nieustanną i możliwie szczegółową komunikację z klientem. Szczególnie, że realizowaliśmy projekt, który przez kilka miesięcy pochłaniał duże zasoby programistyczne, a z drugiej strony zespół IQ Dental nie miał fizycznie możliwości ocenić postępów prac. W tym miejscu warto podkreślić, jak bardzo zaufanie pomiędzy partnerami biznesowymi jest kluczową kwestią w każdym projekcie. Szczególnie, gdy ten posiada szeroki i specjalistyczny zakres. 

Podtrzymując kulturę zaufania oraz ścisłej współpracy spotykaliśmy się regularnie z zespołem IQ Dental, żeby metodami warsztatowymi przepracować najważniejsze założenia czy wątpliwości. Jednocześnie służyło to obu stronom do budowania wzajemnych relacji biznesowych oraz bezpośredniego rozwiązywania najbardziej skomplikowanych kwestii, dotyczących funkcjonowania poszczególnych mechanizmów oprogramowania. W trakcie tych spotkań wielokrotnie poddawaliśmy ocenie założenia, które przyjęliśmy na etapie analizy. 

Prace nad wdrożeniem MVP stanowiły bardzo intensywny okres, w którym musieliśmy wykazać się dużą elastycznością oraz skutecznością działania.

Dopracowywanie “diamentu”, czyli rozwój oprogramowania w wersji BETA

Zamykając etap wdrożenia MVP aplikacji IQ Dental, przeszliśmy do prac nad wersją BETA, która miała trafić do pierwszych testerów. W tym okresie program przechodził serię wewnętrznych testów UI/UX, zarówno po naszej stronie, jak i klienta, w myśl zasady “Jak najmniej kliknięć.”

W naszej branży o jakości dostarczanych usług świadczą też m.in. niezmienne i optymalne procesy. Te nie zmieniły się od momentu startu prac programistycznych. Nadal zespół IQ Dental otrzymywał cotygodniowe statusy, pracowaliśmy warsztatowo i w zwinnych metodykach. Jednocześnie produkt nadal był (i jest) rozwijany przez tych samych ludzi po stronie EENGINE. Skonsolidowany i dobrze ograny ze sobą team, to podstawa podstaw. 

Mogłoby się wydawać, że na tym etapie tempo prac zwolni. Nic bardziej mylnego. Gdy w wakacje 2019 r. uruchomiliśmy pierwsze instancje IQ Dental dla zaproszonych klinik, naszym głównym zadaniem było zweryfikowanie otrzymanej informacji zwrotnej. Końcowi użytkownicy (lekarze, menedżerowie, rejestratorki, koordynatorzy) wyrażali się bardzo pochlebnie o programie, doceniając jego prostotę oraz intuicyjność działania. Z drugiej strony pojawiło się wiele potrzeb i wymagań, które zespół IQ Dental (wspólnie z nami) priorytetyzował i określał w czasie.  

Komercyjny start aplikacji IQ Dental

Czwarty kwartał 2019 roku był dla nas wyjątkowym czasem. Pierwsze kliniki zaczęły komercyjnie korzystać z SaaSowego rozwiązania IQ Dental, jednocześnie testując w prawdziwym boju aplikację. “Proof of concept” uzyskał pozytywny status od rynku, a dla nas oznaczało to dalszy rozwój programu. Szczególnie, że z każdym kolejnym miesiącem coraz więcej gabinetów stomatologicznych zaczynało testować, a następnie przechodzić na pełnoprawny abonament. 

Rosnące zainteresowanie i zaangażowanie klientów IQ Dental wymaga od nas ciągłego wsparcia w dalszym rozwoju aplikacji. W perspektywie najbliższych miesięcy pracować będziemy m.in. nad:

• dedykowanym panelem administracyjnym, którego celem jest umożliwić zespołowi klienta wygodne zarządzanie, monitorowanie oraz bieżąca komunikacja z klinikami stomatologicznymi, które zdecydują się na wybór narzędzia;
• integracje z systemami trzecimi, które rozszerzą zakres możliwości oprogramowania;
• rozwój helpdesku. 

Podsumowanie

Obecnie aplikacja IQ Dental pozyskuje kolejne kliniki i rozwija się o nowe funkcje. Jako firma programistyczna, która była od samego początku zaangażowana w ten projekt, jesteśmy wyjątkowo dumni, że możemy wspierać naszych klientów w takich przedsięwzięciach. Szczególnie, że zespół IQ Dental ma ambicję i realnie dąży do tego, żeby ułatwić stomatologom ich pracę (umawianie wizyt, przygotowywanie planów leczenia, ale też dbanie o rentowność gabinetów stomatologicznych). Oprogramowanie, które wspólnie tworzymy, posiada nieograniczone możliwości rozwoju, a to oznacza dostarczanie nowych rozwiązań i mechanizmów wspierających codzienność lekarzy oraz personelu klinik. 

Case study do pobrania w pliku PDF.