Jakie cele chciało osiągnąć PZU

Tworząc Generator Pomysłów PZU klient chciał umożliwić pracownikom Grupy PZU zgłaszanie swoich pomysłów w ramach prowadzonych konkursów, wspierających rozwój organizacji w najważniejszych obszarach biznesowych. 

Jednocześnie chcieliśmy zunifikować kanały, które do tej pory pracownicy PZU wykorzystywali do przedstawiania swoich propozycji zmian w firmie, tak żeby mogli używać jednego, dedykowanego narzędzia. Ten krok miał na celu uporządkowanie oraz zintensyfikowanie procesów wdrażania innowacji w strukturach firmy, a także silniejsze zaangażowanie jej pracowników do aktywniejszego działania.

W końcu, kto wie najlepiej jak powinno działać przedsiębiorstwo? Jego pracownicy. Dlatego PZU umożliwia im aktywne włączenie się w rozwój Grupy PZU. Dzięki takiemu podejściu organizacja nadaje podmiotowości ludziom pracującym w ramach przedsiębiorstwa oraz daje im możliwość aktywnego i realnego wpływu na dalszy rozwój firmy. Dzięki temu wzmacnia zaangażowanie i lepiej wyszukuje największe talenty spośród wszystkich pracowników Grupy.

Stworzenie, a następnie wdrożenie Generatora Pomysłów PZU pozwala realizować wyżej wymienione cele, założone przez klienta.

Jakie były założenia projektu

Klient oczekiwał stworzenia funkcjonalnej platformy do wymiany, oceny pomysłów, a także dyskusji nad nimi, w których brać mieli udział pracownicy Grupy PZU.

Wymagane było, żeby serwis został tak zaprojektowany, aby mógł działać wydajnie przy rosnącej ilości użytkowników. Ich przyrost z miesiąca na miesiąc rośnie, ponieważ coraz więcej obszarów biznesowych jest włączanych do brania czynnego udziału w zgłaszaniu pomysłów za pomocą przygotowanego przez nas narzędzia.

Generator Pomysłów PZU jest aplikacją webową, z której mogą korzystać wyłącznie pracownicy Grupy PZU. W związku z tym dostęp do aplikacji jest niemożliwy dla kogokolwiek spoza organizacji. W związku z tym, jednym z najważniejszych wymogów klienta było spełnienie przez nas wysokich wymagań dostarczonych przez departament bezpieczeństwa PZU.

Pomysły użytkowników są najważniejsze

Najważniejsze przy tworzeniu Generatora Pomysłów było wyjście z założenia, że owe “pomysły” mają być kwintesencją całej aplikacji. Dlatego użytkownicy mogą w bardzo prosty i przystępny sposób zgłaszać swoje propozycje z poziomu, prawie każdej, podstrony Generatora Pomysłów. Jednocześnie zostały zaimplementowane mechanizmy pozwalające zapisywać pomysły przed ich publikacją (szkice),a także dodawanie załączników oraz walidacja duplikujących się zgłoszeń, która chroni przed dublowaniem się tych samych propozycji lub takich, które będą naruszać regulamin.

Dodatkowo kluczowym było, żeby narzędzie wspierało wspólne inicjatywy pracowników, chcących usprawnić działanie organizacji. W związku z tym pomysły mogą być zgłaszane indywidualnie, ale też grupowo poprzez wskazywanie współautorów.

Mechanizm organizowania tematycznych konkursów

W Generatorze Pomysłów kluczowa jest też funkcja konkursów, organizowanych przez Laboratorium Innowacji PZU. W związku z tym, aplikacja umożliwia tworzenie dedykowanych sekcji dla tematycznych wydarzeń, będących siłą napędową narzędzia. To w ich ramach określa się rodzaj problemu, z jakim mierzą się później pracownicy PZU, proponując swoje rozwiązania mające na celu zwiększenie efektywności oraz skuteczność organizacji.

Uprawnienia użytkowników

W Generatorze Pomysłów zaimplementowaliśmy cztery rodzaje użytkowników, którzy mogą korzystać z narzędzia. Należą do nich:

• zwykły użytkownik - podstawowa rola w aplikacji, która umożliwia zgłaszanie, komentowanie i ocenę pomysłów;
• ekspert - jego rolą jest merytoryczna opieka nad konkretnymi obszarami biznesowymi, w których zgłaszają pomysły inni użytkownicy;
• moderator - to użytkownik, którego zadaniem jest dbać o to, żeby były przestrzegane zapisy regulaminu narzędzia. Może odrzucać pomysły oraz decyduje, które z nich są zgodne z regulaminem, nie powielają już istniejących, etc.
• administrator - zarządza całą aplikacją na każdym poziomie uprawnień.

Grywalizacja użytkowników

Ważnym czynnikiem wspierającym zaangażowanie użytkowników, zgłaszających swoje pomysły za pomocą aplikacji, jest mechanizm grywalizujący ich zachowania poprzez:

• przyznawanie dedykowanych rang w zależności od aktywności, które użytkownicy wykonują w aplikacji (np. Innowator dla osoby zgłaszającej najwięcej własnych propozycji i rozwiązań);
• wraz ze zgłaszanymi pomysłami, oddanymi głosami oraz udzielaniem się w dyskusjach na temat propozycji innych użytkowników, pracownicy zdobywają punkty. Następnie te określają ich miejsce w rankingach aktywności;
• bycie aktywnym użytkownikiem Generatora Pomysłów wiąże się też ze zdobywaniem punktów doświadczenia oraz kolejnych poziomów. Najbardziej zaangażowani i doświadczeni pracownicy mogą w przyszłości stać się moderatorami lub ekspertami w swoich obszarach biznesowych.

Rozbudowany panel administracyjny

Administratorzy i moderatorzy Generatora Pomysłów PZU korzystają z rozbudowanego panelu administracyjnego, który pozwala m.in. na:

• tworzenie i edycję grup użytkowników wraz z przypisaniem konkretnych obszarów biznesowych Grupy PZU do poszczególnych zbiorów;
• dowolnie zarządzać istniejącymi, zakończonymi i nadchodzącymi konkursami;
• moderowanie pomysłami (akceptowanie nowych pomysłów, odrzucanie duplikatów lub zgłoszeń naruszających regulamin narzędzia, etc.);
• zarządzanie mechanizmami grywalizacyjnymi;
• zarządzanie modułem aktualności (dodawanie nowych i edycja obecnych);
• zarządzanie powiadomieniami mailowymi, które otrzymują użytkownicy Generatora Pomysłów PZU;
  analizę danych statystycznych, gromadzony przez aplikację;
• zarządzanie użytkownikami, np. dezaktywowanie nieużywanych kont lub ponowna ich aktywacja.

Jak wyglądała współpraca między PZU a eEngine

Proces wdrożenia odbywał się w oparciu o zwinne metodyki, których kwintesencją było podzielenie czasu na implementację Generatora Pomysłów PZU na dwutygodniowe sprinty. W ich ramach odbywała się ścisła współpraca pomiędzy zespołem projektowym eEngine, a właścicielami produktu (Laboratorium Innowacji PZU).

Projekt został rozpisany na 16 tygodni prac analityczno-developerskich. Całość zdołaliśmy zrealizować w założonym harmonogramie, nie przekraczając w żadnym wymiarze jego zakresu. Wdrożenie Generatora Pomysłów PZU składało się z następujących etapów:

• etap analizy - w jego trakcie project manager, designer i team leader eEngine współpracowali ściśle z Laboratorium Innowacji PZU, czego efektem było przygotowanie ponad 150 stronicowej dokumentacji opisującej Generator Pomysłów PZU i wszystkie jego najważniejsze funkcjonalności. Jednocześnie został wypracowany finalny projekt graficzny aplikacji. Etap ten trwał 6 tygodni.
• etap wdrożenia - po szczegółowej analizie projektu, nasz zespół programistów mógł przystąpić do działania i wdrażania Generatora Pomysłów PZU w życie. Oprócz czystego kodowania, pisaliśmy też testy jednostkowe, które zaprocentowały przy odbiorze produktu przez klienta minimalną ilością usterek. Etap ten trwał 8 tygodni.
• etap startu Generatora Pomysłów PZU - ostatnie tygodnie projektu poświęciliśmy na wspólną pracę z działem bezpieczeństwa oraz wewnętrznymi testerami PZU. Ich zadaniem było zweryfikować poprawność wdrożenia. My z kolei byliśmy odpowiedzialni za dostosowanie narzędzia do wymagań klienta pod kątem bezpieczeństwa informatycznego. Etap ten trwał 2 tygodnie i był najbardziej intensywnym ze wszystkich.

Całość wdrożenia przebiegała w atmosferze bezpośredniej komunikacji. Etap analizy uzupełniały sesje warsztatowe z klientem. W ich trakcie doprecyzowywaliśmy zakres funkcjonalności oraz odpowiadaliśmy sobie na najważniejsze wyzwania natury biznesowej. Wszystko po to, żeby jak najlepiej zrozumieć potrzeby i oczekiwania PZU względem tego narzędzia i finalnie dowieźć je w postaci działającego produktu IT.

Elementem dopełniającym proces wdrożeniowy było przeprowadzenie przez eEngine szkolenia z obsługi administracyjnej Generatora Pomysłów PZU dla sekcji wsparcia (helpdesk) oraz przygotowanie dokumentacji funkcjonalnej narzędzia.

Technologie, które nas napędzały w trakcie wdrożenia

Do stworzenia Generatora Pomysłów użyliśmy frameworka Ruby on Rails, który pomagał nam zachować przejrzystość kodu oraz zbudować dedykowaną aplikację, z myślą o dalszym rozwoju i dodawaniu kolejnych modyfikacji oraz funkcjonalności.

RoR pozwoliło nam też na korzystanie z wielu modułów przyspieszających szybkość tworzenia samej aplikacji np. (Devise do autentykacji userów, Cancancan do określania dostępów oraz uprawnień dla różnych grup użytkowników).

Dużo energii poświęciliśmy na dobre przygotowanie środowiska testowego, co w praktyce przełożyło się na szybkie pisanie testów jednostkowych. Dzięki nim osiągnęliśmy wysoką jakość wdrożenia i względnie niewielką, praktycznie zerową, ilość błędów po uruchomieniu.

Jednym z ważniejszych mechanizmów, które należało wprowadzić do aplikacji, było wdrożenie narzędzia obsługującego masową wysyłkę maili. Było to wymaganie po stronie klienta, które może wydawać się pozornie mało istotne, ale w kontekście procesów biznesowych i komunikacji wewnątrz Grupy PZU - kluczowe. Szczególnie, że masowa wysyłka wiadomości (powiadomień o zmianie statusów pomysłu lub innych akcjach) nie mogła blokować całej aplikacji. W obliczu tych wymagań wykorzystaliśmy railsowy gem - Sidekiq. Ten pozwolił nam obsłuży wielość procesów zachodzących w Generatorze Pomysłów PZU w tym samym czasie, bez jakiegokolwiek uszczerbku dla wydajności całego narzędzia.

Efekt końcowy

W ramach założonego harmonogramu oraz budżetu wdrożyliśmy aplikację webową, która obecnie służy Grupie PZU jako agregator najlepszych pomysłów i rozwiązań w ramach wybranych przez PZU obszarów biznesowych. Wdrożenie Generatora Pomysłów PZU w określonym przez klienta terminie było możliwe dzięki przeprowadzeniu szczegółowej analizy projektu, zaangażowaniu Laboratorium Innowacji PZU w koncepcyjny proces tworzenia produktu oraz przeprowadzeniu testów jednostkowych.

Nad projektem pracowali